Pengembangan Website Perpustakaan untuk Mendukung Layanan Digital
Mukhotib, Maniso Mustar
Perpustakaan Fakultas Kedokteran, Kesehatan Masyarakat dan Keperawatan
Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta
Kehadiran perpustakaan di perguruan tinggi memiliki hubungan erat dengan peningkatan mutu perguruan tinggi itu sendiri. Perpustakaan yang beroperasi dengan efisien di dalam lingkungan perguruan tinggi mampu meningkatkan mutu institusi tersebut. Untuk mencapai efisiensi dalam operasional perpustakaan, berbagai tantangan yang dihadapi perlu diatasi. Tindakan yang dapat dilakukan termasuk memperbaiki manajemen perpustakaan perguruan tinggi, optimalisasi pemanfaatan sumber daya, meningkatkan akses masyarakat ke perpustakaan perguruan tinggi secara lebih intensif dan meluas, serta menyesuaikan diri dengan keadaan dan kebutuhan saat ini (Hardiningtyas, 2016).
Di lingkungan perguruan tinggi, pustakawan,dosen, dan mahasiswa saling terkait erat dan esensial satu sama lain. Ketiganya merupakan komponen utama dalam menciptakan lingkungan perpustakaan yang ramah dan mendukung proses pembelajaran. Pustakawan perlu memastikan bahwa mahasiswa memiliki kemampuan untuk memahami dan memanfaatkan semua sumber daya yang tersedia di perpustakaan. Penting bagi mahasiswa memahami strategi dan panduan akses informasi yang tepat dan akurat. Pengetahuan dan pemahaman tentang jurnal-jurnal online dan sumber informasi lain dapat memperluas pengetahuan akademik mereka (Utami, 2015).
Dalam evolusinya, tuntutan pengguna informasi di lingkungan perpustakaan Perguruan Tinggi mengalami perubahan yang terus-menerus, baik dalam hal konten yang beragam maupun dalam hal aksesnya. Pengguna memerlukan akses ke lebih banyak informasi untuk mendukung aktivitas mereka, tetapi terbatas oleh keterbatasan waktu dan energi untuk menjelajahi semua sumber daya ini. Oleh karena itu, efisiensi dan efektivitas menjadi aspek utama yang dipertimbangkan oleh pengguna ketika mereka mencari memenuhi kebutuhan informasi mereka. Dalam konteks ini, perpustakaan harus melakukan penyesuaian dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang terus berkembang (Sutoto, 2020).
Dalam perkembangan dunia perpustakaan saat ini, banyak sekali istilah-istilah yang berkaitan dengan perpustakaan yang muncul. Kita sering mendengar atau mendapatkan informasi tentang perpustakaan digital, perpustakaan elektronik, koleksi digital, buku elektronik, jurnal elektronik, sistem informasi perpustakaan melalui web, dan banyak istilah lainnya. Perpustakaan digital merujuk pada sebuah perpustakaan yang menyimpan data seperti buku, gambar, dan suara dalam bentuk file elektronik, dan menyebarkannya melalui protokol elektronik melalui jaringan komputer. Perpustakaan digital ini menggabungkan teknologi informasi dan komunikasi (ICT) dengan konten dan program yang diperlukan untuk menyediakan layanan yang pada umumnya disediakan oleh perpustakaan konvensional yang berbasis pada materi cetak atau media lainnya.
Perkembangan teknologi informasi, khususnya masuknya komputer ke dalam lingkungan perpustakaan, telah mengubah cara perpustakaan beroperasi dari yang sebelumnya manual menjadi lebih canggih dengan perpustakaan elektronik. Transformasi ini tercermin dalam peningkatan jumlah informasi yang tersedia dalam bentuk digital di perpustakaan, sehingga memunculkan istilah "perpustakaan digital" yang menonjolkan kecepatan akses karena orientasinya pada data digital. Menurut Arianto, (2007), digitalisasi koleksi bukan hanya untuk mengikuti perkembangan zaman, tetapi juga bertujuan untuk meningkatkan kualitas dan kapasitas informasi elektronik mereka, seperti jurnal elektronik, buku elektronik, karya ilmiah elektronik, dan sejenisnya. Melalui digitalisasi, perpustakaan dapat menyimpan ribuan bahkan jutaan karya ilmiah dan karya seni tanpa terbatas oleh kendala ruang dan waktu (Pendit, 2008)
Setiap item dalam koleksi perpustakaan adalah informasi yang sangat berharga, dan keutuhan kontennya sangat dijaga. Kemajuan teknologi telah membawa perpustakaan ke tingkat baru dalam memenuhi kebutuhan pengguna, dengan koleksi digital menjadi solusi untuk kekhawatiran pengguna yang ingin mengakses informasi di mana pun dan kapan pun (Aminullah et al., 2021). Pengembangan koleksi digital di perpustakaan melibatkan fungsi dan proses yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan, visi, dan misi organisasi tersebut. Ini termasuk pemilihan sumber daya yang perlu diakuisisi untuk mengembangkan koleksi, memberikan akses, dan mendistribusikan sumber daya tersebut. Semua fungsi dan proses ini dilakukan dengan bantuan sumber daya manusia yang beroperasi di lingkungan perpustakaan.
Pada dasarnya, bentuk pengembangan koleksi digital berawal dari koleksi buku yang masih bersifat tercetak, setelah itu buku kemudian di scan dengan menggunakan alat scan khusus. Setelah Di scan file belum bisa langsung di save di karenakan harus masuk dalam tahap pengeditan yang dimana tahap editing ini file di crop agar sesuai satu sama lain halamanya supaya ada nilai estetika sendiri dari kerapiannya tersebut, kemudian file dikompres ukurannya. Baik buku, prosiding, maupun jurnal-jurnal karya para dosen di lingkungan Fakultas Kedokteran, Kesehatan Masyarakat dan Keperawatan. Pengembangan koleksi digital di perpustakaan mempunyai fungsi-fungsi dan proses-proses yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan, atau visi dan misi organisasi tersebut. Hal ini termasuk memilih sumberdaya yang perlu diadakan untuk pengembangan koleksi, membuka akses, serta untuk mendistribusikan sumberdaya tersebut. Fungsi dan proses tersebut dilakukan dengan bantuan sumber daya manusia dalam ruang lingkup perpustakaan tentunya.
Perpustakaan FKKMK UGM adalah suatu unit yang keberadaannya di bawah Fakultas Kedokteran, Kesehatan Masyarakat dan Keperawatan UGM. Unit Perpustakaan bertugas memberikan layanan sumber informasi yang dibutuhkan dalam pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Unit Perpustakaan juga bertanggung jawab untuk mengurusi kelancaran akses terhadap sumber-sumber informasi melalui jaringan baik intranet maupun internet. Unit Perpustakaan sebagai salah satu pendukung dalam kegiatan pembelajaran memerlukan sarana pendukung seperti gedung atau ruangan-ruangan, layanan, fasilitas, koleksi, dan sumber daya manusia yang memadai.
Pengembangan aplikasi perpustakaan http://infolib.med.ugm release2, dilakukan karena aplikasi sebelumnya yang dinyatakan mati/tidak bisa diakses lagi. Hal ini diketahui sekitar bulan Juni 2020 http://infolib.med.ugm tidak bisa diakses setelah ada laporan dari pengguna. Karena saat itu masih musim pandemi yang semua petugas melakukan WFH, jadi memang tidak dapat melakukan pengecekan langsung. Jadi tidak bisa diketahui secara langsung pasti dan langsung sejak kapan sistem tidak berjalan. Setelah beberapa waktu kemudian beberapa petugas sudah bisa melakukan WFO barulah melakukan cek server dan melakukanpenelusuran.Didapatkan kesimpulan bahwa http://infolib.med.ugm atau sistem infolib tidak bisa dipulihkan dan pada kesimpulan akhir harus dilakukan pemembuatanulang.
Aplikasi http://infolib.med.ugm release 2, adalah sebuah aplikasi perpustakaan yang dikembangkan oleh perpustakaan Fakultas Kedokteran, Kesehatan Masyarakat dan Keperawatan UGM. Aplikasi ini dibuat dengan berbasis web dengan akses intranet, karena ditujukan hanya untuk memenuhi kebutuhan pemustaka di lingkungan Fakultas Kedokteran Kesehatan Masyarakat dan Keperawatan saja. Dalam release2 ini aplikasi akan memuat konten-konten digital saja, jadi untuk konten-konten non digital sudah ditinggalkan Kesehatan Masyarakat dan Keperawatan saja. Dalam release2 ini aplikasi akan memuat konten-konten digital saja, jadi untuk konten-konten non digital sudah ditinggalkan.
Pengembangan website http://infolib.med.ugm release 2, di perpustakaan Fakultas Kedokteran, Kesehatan Masyarakat dan Keperawatan bertujuan melakukan preservasi dan konservasi koleksi guna memenuhi kebutuhan informasi yang terkini, efisien dan efektif kepada pemustaka.Dalam pelaksanaan preservasi dan konservasi koleksi,dapat dilakukan beberapa hal antara lain, pencegahan terhadap kerusakan dan kegiatan pengawetan bahan pustaka. Dengan melakukan pengembangan aplikasi koleksi digital tentu semua itu telah tercapai.Kedua adalah menyediakan konten digital. Pemustaka khususnya mahasiswa saat ini sudah sangat familiar dengan konten digital, sehingga sudah menjadi kewajiban perpustakaan untuk menyediakan konten digital sebagai pilihan utama sumber informasi dimasa sekarang. Sumber informasi digital juga banyak memiliki kelebihan-kelebihan dalam hal penyimpanan yang tidak memerlukan ruang yang luas, dan dapat digunakan secara bersama-sama dalam waktu yang bersamaan.
Yang ketiga adalah kemudahan akses. Website Intranet ini merupakan fasilitas pemustaka jika membutuhkan sumber informasi yang dibutuhkan. Mereka dapat memanfaatkan fasilitas ini dengan mengakses di lingkungan Fakultas Kedokteran, Kesehatan Masyarakat dan Keperawatan, misalnya dari taman, kantin, ruang kelas, laboratorium, departemen-departemen, rumah sakit pendidikan seperti RSUP Dr. Sardjito, Rumah Sakit Akademik UGM bahkan sangat dimungkinkan dapat diakses dari rumah sakit jejaring seperti RSUD Banyumas, RSUD Muntilan, RSUD Wates, dan RSUP Klaten. Yang keempat adalah kemudahan dalam temu kembali informasi. Inti dari perpustakaan adalah temu kembali informasi, bagaimana koleksi disimpan dan bagaimana koleksi ditemukan. Penyediaan koleksi berupa konten digital dan fasilitas intranet ini maka proses temu kembali informasi sangat mudah dilakukan bahkan sekaligus dengan full text-nya. Informasi berupa konten digital dapat ditemukan melalui setiap kata yang terdapat dalam naskahnya tergantung bagaimana cara kita mengatasinya.
Yang kelima adalah membantu tugas bagian Sumber Daya Manusia. Kebutuhan data terkait proses kenaikan pangkat dosen, pengajuan guru besar maupun proses klaim IBK dosen, dapat dipenuhi melalui website yang dikembangkan ini. Penulis dapat mencontohkan data dan lampiran berupa cover dan halaman pengesahan baik sebagai pembimbing maupun penguji dalam tugas akhir mahasiswa. Yang keenam adalah membantu akreditasi Program Studi. Dengan jumlah program studi yang mencapai 38 saat ini, banyak sekali proses akreditasi di Fakultas Kedokteran, Kesehatan Masyarakat dan Keperawatan. Pengembangan website ini bertujuan memenuhi kebutuhan akreditasi prodi, terutama terkait kebutuhan data yang relevan antara lain statistik penggunaannya
REFERENSI